dienst Documentbeheer
Het archief
Het archief van het OCMW richt zich zowel op de interne als de externe gebruiker, maar is bovenal een semi-dynamisch archief. Dit betekent dat het archief- en documentbeheer in eerste instantie gericht is op de ondersteuning van de administratie en de medewerkers van het OCMW.
De tabel hieronder geeft een overzicht van de OCMW diensten die in 2017 dossiers hebben opgevraagd of reeksen documenten (in dozen) of dossiers aan het archief hebben overgedragen.
Er werden 219 dossiers voor inzage of heropening opgevraagd uit het archief. Wat de acquisitie betreft, werden 14 archiefoverdrachten verwerkt van de administratieve diensten, goed voor een totaal van 435 archiefdozen. Daarnaast werden 3 124 sociale (sub)dossiers en personeelsdossiers gearchiveerd, waarvan 148 sociale dossiers via de financiële dienst werden doorgegeven.
Postbedeling
De postdienst behandelt in eerste instantie de inkomende en de uitgaande briefwisseling. Daarbij wordt de inkomende post gescand en elektronisch geregistreerd. Voorts beschikt de postdienst over een copyruimte waar het drukwerk en printopdrachten uitvoert voor de respectieve diensten van het OCMW en de stad Aalst.
In het najaar van 2012 werd gestart met een algemeen selectieproject waarbij documenten die niet langer nuttig zijn systematisch worden opgespoord en uit het archief worden verwijderd. In dit kader werd in 2017 circa 85 meter administratieve stukken en werkdocumenten vernietigd.
Daarnaast werd in 2014 gestart met de opschoning en de selectie van de semi-dynamische en statische sociale- en thuiszorgdossiers. Het voorbije jaar werden dienaangaande de dossiers van 1986 tot 1989 behandeld.