dienst Documentbeheer
Postbedeling
De postdienst behandelt in eerste instantie de inkomende en de uitgaande briefwisseling. Daarbij wordt de inkomende post gescand en elektronisch geregistreerd. Voorts beschikt de postdienst over een copyruimte waar het drukwerk en printopdrachten uitvoert voor de respectieve diensten van het OCMW.
Het archief
Het archief van het OCMW richt zich zowel op de interne als de externe gebruiker, maar is bovenal een semi-dynamisch archief. Dit betekent dat het archief- en documentbeheer in eerste instantie gericht is op de ondersteuning van de administratie en de medewerkers van het OCMW.
De tabel hieronder geeft een overzicht van de OCMW diensten die in 2015 dossiers hebben opgevraagd of reeksen documenten (dozen) of dossiers aan het archief hebben overgedragen. Er werden 314 dossiers voor inzage of heropening opgevraagd uit het archief. Wat de overdrachten betreft, werden 627 archiefdozen met documenten en dossiers naar het archief overgebracht. Dit is een verdubbeling ten opzichte van het voorgaande jaar, wat vooral te maken heeft met de acquisitie van residentendossiers van de WZC’s. Daarnaast werden 2.701 sociale (sub)dossiers gearchiveerd van de sociale en de financiële administraties.
In het najaar van 2012 werd gestart met een algemeen selectieproject waarbij documenten die niet langer nuttig zijn systematisch worden opgespoord en uit het archief worden verwijderd. In dit kader werd in 2015 130 meter administratieve stukken en werkdocumenten vernietigd. Daarnaast werd in 2014 gestart met de opschoning en de selectie van de afgesloten sociale dossiers. Het afgelopen jaar werden dienaangaande de dossiers van de jaren 1979 tot 1983 behandeld..